W delegacji krajowej nocleg rozlicza się na jeden z dwóch sposobów: według rachunku, do 900 zł za dobę hotelową, albo ryczałtem w wysokości 67,50 zł, gdy rachunku nie ma. Ryczałt przysługuje tylko wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin w przedziale od 21:00 do 7:00 i nie był zapewniony bezpłatnie. Wybór metody zależy więc od tego, gdzie i jak pracownik spędził noc.

Skąd się bierze 67,50 zł i 900 zł

Obie kwoty wynikają z diety krajowej, która w 2026 roku wynosi 45 zł. Ryczałt za nocleg to 150% diety, czyli 67,50 zł. Limit zwrotu przy rachunku to dwudziestokrotność diety, czyli 900 zł za jedną dobę hotelową. Jeśli zmieni się stawka diety, zmienią się automatycznie oba te progi.

Kiedy pracownik dostaje rachunek

Najczęstsza sytuacja to hotel opłacony przez pracownika i udokumentowany fakturą. Zwrot odpowiada faktycznie poniesionemu kosztowi, ale nie może przekroczyć 900 zł za dobę. Jeżeli pokój kosztował 380 zł, pracownik otrzymuje 380 zł — nie ryczałt i nie limit, tylko realny wydatek.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zgodzić się na zwrot wyższy niż limit, na przykład podczas dużych targów, gdy w mieście brakuje tańszych miejsc. Taką zgodę warto mieć na piśmie, najlepiej w dokumentach delegacji.

Przy hotelu trzeba pamiętać o jeszcze jednej rzeczy: śniadanie wliczone w cenę pokoju obniża dietę o 25%, czyli o 11,25 zł za każdy dzień, niezależnie od tego, czy pracownik je zjadł.

Kiedy przysługuje ryczałt

Ryczałt jest przewidziany dla sytuacji, w których rachunku po prostu nie ma — pracownik nocował u rodziny, u znajomych albo w miejscu, które nie wystawia dokumentów. Nie musi przy tym udowadniać, że nocleg cokolwiek kosztował. Wystarczy, że spełniony jest warunek czasowy: co najmniej 6 godzin snu w przedziale 21:00–7:00.

Przykład: nocleg od 23:30 do 6:00 to 6,5 godziny w tym przedziale — ryczałt się należy. Nocleg od 1:30 do 6:30 to tylko 5 godzin — ryczałtu nie ma. Dlatego w rozliczeniu warto zapisać godziny przyjazdu na nocleg i wyjazdu, a nie samą datę.

Przy kilku nocach kwoty się sumują. Inżynier, który podczas trzydniowego montażu dwie noce spędził w hotelu po 320 zł, a trzecią u rodziny, otrzyma 2 × 320 zł + 67,50 zł = 707,50 zł zwrotu za noclegi. Takie mieszane przypadki najszybciej sprawdza kalkulator delegacji online, w którym dla każdej nocy można wybrać inny sposób rozliczenia.

Kiedy nie należy się nic

Ryczałt nie przysługuje w trzech typowych sytuacjach:

• gdy pracodawca lub organizator zapewnił bezpłatny nocleg,
• za noc spędzoną w podróży, na przykład w pociągu lub autobusie,
• gdy nocleg trwał krócej niż 6 godzin między 21:00 a 7:00.

Zasady te opisuje rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej. Zarówno ryczałt, jak i zwrot według rachunku do wysokości z rozporządzenia są zwolnione z PIT i składek ZUS, więc pracownik dostaje całą kwotę bez potrąceń.

Jak to ułożyć w firmowej praktyce

Dobrze sprawdza się prosta reguła w regulaminie podróży: jeżeli pracownik ma fakturę, rozliczamy fakturę; jeżeli jej nie ma, sprawdzamy godziny noclegu i przyznajemy 67,50 zł. Ryczałt nie jest „zamiast” hotelu dla oszczędności pracownika ani kary dla firmy — to po prostu inna forma zwrotu dla nocy bez rachunku. Jasne zapisanie godzin w rachunku kosztów podróży eliminuje większość pytań przy zatwierdzaniu delegacji. Pracownikom wyjeżdżającym regularnie warto też przypomnieć, że fakturę za hotel trzeba dołączyć do rozliczenia — bez niej pozostaje tylko ryczałt.